Czeka nas rewolucja w kodeksie pracy? Będziemy pracowali cztery dni w tygodniu? „Nie mam złudzeń, jeżeli chodzi o skrócenie czasu pracy"

Najczęściej słyszymy o „4-dniowym tygodniu pracy”, czy też o „wolnych piątkach”. Alicja Kotłowska, ekspertka zarządzania, Uniwersytet SWPS, tłumaczy w rozmowie ze Strefą Biznesu, że istnieje zasadnicza różnica pomiędzy 4-dniowym tygodniem pracy a skracaniem tygodniowego wymiaru czasu pracy.

– Wolne piątki to rozwiązanie niedostosowane do wielu sektorów gospodarki, które muszą działać cały czas (turystyka, transport, produkcja). Tymczasem skracanie tygodniowego wymiaru czasu pracy może być wprowadzane na wiele sposobów, dostosowanych do potrzeb danej firmy czy danej branży. Mam nadzieję, że w wyniku moich badań zmienimy dyskurs i zaczniemy dyskusję o tym jak modernizować czas pracy poprzez efektywne zarządzanie – tłumaczy ekspertka.

Kotłowska nie ukrywa, że przysłowiowe wolne piątki „budzą strach u wielu pracodawców". – Kiedy właściciele wyobrażają sobie zamknięte sklepy, hale produkcyjne, restauracje i usługi w dodatkowy wolny dzień w tygodniu, pracodawcy nie wiedzą jak mieliby nadal generować zyski. Przejście z tradycyjnego 5-dniowego tygodnia pracy i 2-dniowego weekendu na 4-dniowy tydzień pracy i 3-dniowy weekend to rewolucja na rynku pracy trudna do wprowadzenia. Dlatego też, w żadnym kraju jeszcze nie zastosowano odgórnie, ustawowo takiego rozwiązania – podkreśla.

Jednocześnie przyznaje, że już dziś w wielu krajach udało się skrócić średni czas pracy z tradycyjnych 40-godzin w tygodniu do 33-36 godzin. Z danych Eurostatu wynika, że w 2022 r. Polki i Polacy pracowali tygodniowo 40 godzin, tymczasem nasi sąsiedzi w Holandii (33), Niemczech (35), Francji (36) pracowali o kilka godzin krócej. Zatem w Polsce chcemy pracować krócej, bo jesteśmy przodownikami pracy, ale widzimy, że można pracować inaczej.

– Skoro w krajach zachodnich krótszy czas pracy jest możliwy, to chyba najwyższy czas, aby rozpocząć dyskusję o modernizacji czasu pracy w Polsce – tłumaczy Kotłowska. – Jestem zwolenniczką skracania tygodniowego wymiaru czasu pracy, ponieważ „wolne piątki” dla wszystkich to na razie mało realistyczne rozwiązanie – dodaje.

W ciągu ostatnich kilkunastu lat wiele firm w licznych krajach takich jak UK, Francja, Belgia, Japonia, Szwecja, Islandia testowały różne modele skracania tygodnia pracy. Ekspertka jako przykład wskazuje tutaj Szwecję, w której w 2014 roku pielęgniarki testowały model, gdzie ich dzienny czas pracy został skrócony z 8 godzin do 6 godzin, rozłożonych na pięć dni. – Pilotaż wykazał zwiększoną produktywność i spadek liczby zwolnień lekarskich poprawę równowagi między życiem zawodowym a prywatnym pielęgniarek – tłumaczy i dodaje, że w przypadku sektora opieki zdrowotnej uznano, że bardziej odpowiednie jest skrócenie dziennego czasu pracy niż wprowadzenie wolnego piątku.

– Inny wymowny przykład skracania czasu pracy w firmie Toyota pokazuje, że model 4-dniowego tygodnia pracy nie ma uniwersalnego zastosowania we wszystkich branżach. W 2002 roku centra serwisowe Toyoty w Göteborgu przeszły na model sześciogodzinnego dnia pracy, zachowując pięciodniowy tydzień pracy. W ciągu zaledwie 30 godzin mechanicy osiągnęli 114 proc. tego, co wcześniej osiągnęli w 40-godzinnym tygodniu pracy – przytacza Kotłowska.

Jak się okazało, dzięki bardziej skondensowanemu harmonogramowi pracy, pracownicy popełniali mniej błędów, a zyski wzrosły o 25 proc. W czerwcu 2023 r. Toyota Motor Corp w Japonii wprowadziła ogólnofirmową politykę pozwalającą pracownikom-rodzicom na skracanie godzin pracy w razie indywidualnych potrzeb.

Herbapol Poznań w styczniu 2024 roku rozpoczął wdrażanie 4-dniowego tygodnia pracy. – Wdrażamy nową strategię HR, która zakłada wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy oraz odpowiednie zarządzanie strumieniem wiedzy w organizacji. Takie działania pozwolą nam uwolnić potencjał naszych pracowników, przyciągnąć najlepszych ekspertów z branży farmaceutycznej i wzmocnić naszą pozycję na rynku – tłumaczył w rozmowie z Puls Biznesu Tomasz Kaczmarek, Prezes PZZ Herbapol S.A.

– Pozycję firmy na rynku wypracowują przede wszystkim pracownicy, bo to oni stanowią największą wartość. Zaprojektowanie odpowiednich warunków dla ich rozwoju i komfortu pracy, w połączeniu z dostępem do wiedzy i współpracy z instytucjami naukowymi, jest gwarancją mocnej i stabilnej pozycji na arenie farmaceutycznej – wyjaśnił cytowany przez pb.pl.

– W 2022r. 2,9 tys. pracowników w 61 Brytyjskich firmach testowało przez 6 miesięcy efektywność i produktywność skróconego tygodnia pracy pod okiem badaczy z Uniwersytetu Cambridge i Boston College. Badania wykazały, że produktywność pozostała bez zmian (46 proc.) lub trochę wzrosła (34 proc.). Poziom satysfakcji pracowników się poprawił, a dzięki skróconym godzinom pracy zmniejszył się konflikt pomiędzy obowiązkami pracowniczymi i rodzinnymi – tłumaczy. – Po zakończeniu pilotażu większość firm chciała na stałe skrócić tygodniowy czas pracy – dodaje.

– Badanie brytyjskie było inspiracją do moich badań na polskim rynku, ponieważ analizowało różnorodność modeli skracania czasu pracy. Tylko 32 proc. firm wprowadziło wolne piątki. 25 proc. firm wprowadziło pracę zmianową- połowa pracowników pracowała od poniedziałku do czwartku, a druga od wtorku do piątku. Jeszcze inne firmy pozostawiły decyzje poszczególnym departamentom, w związku z czym inaczej pracowały te związane z administracją, a inaczej te ze sprzedażą – tłumaczy Kotłowska.

Jak wyjaśnia, różnorodność metod organizacji czasu pracy zastosowanych w brytyjskim eksperymencie pokazała, że należy uwzględnić specyficzne uwarunkowania i indywidualne potrzeby firm i pracowników. Dlatego w swoim badaniu zapytała pracowników o preferencję różnych modeli, przy zachowaniu 100 proc. wynagrodzenia:

1. skompresowany czas pracy – praca 40 godzin przez 4 dni w tygodniu
2. wolne piątki – praca 4 dni w tygodniu przez 8 godzin, w sumie 32godz.
3. krótsze popołudnia – praca 5 dni w tygodniu przez 6 godzin, w sumie 30godz.

Z badań ankietowych przeprowadzonych w 2023 r. przez Alicję Kotłowską wynika, że 53 proc. badanych pracowników umysłowych preferuje model 4 x 8, czyli praca 4 dni w tygodniu po 8 godzin. Tymczasem 19 proc. woli model skompresowanego tygodnia pracy (pracę 4 dni w tygodniu po 10 godzin). Warto zauważyć, że 13 proc. pracowników w ogóle nie chce skracać czasu pracy. Kolejne 15 proc. wyraża chęć pracy 5 dni, ale tylko po 6 godzin dziennie.

– Moje badania pokazują, że preferencje pracowników są różnorodne i wynikają z sociodemograficznych uwarunkowań. Większą potrzebę na skracanie czasu pracy mieli pracujący rodzice, niż osoby bezdzietne. Ale mniejszą potrzebę deklarowały osoby pracujące bardziej autonomicznie, czyli pracownicy tzw. „third space” (przestrzeń cooworkingowa, publiczna, w czasie podróży). Większą potrzebę skracania czasu pracy deklarowali też pracownicy większych firm w porównaniu do pracowników małych firm – wyjaśnia.

Ponadto zwraca uwagę, że kobiety dużo mniej niż mężczyźni były skłonne do pracy w skompresowanym modelu pracy 40 godzin przez 4 dni. Jej zdaniem wynika to z obciążenia obowiązkami opiekuńczymi i domowymi, które z reguły spadają na kobiety.

– Najważniejsze wnioski z moich badań to fakt, że praca w trybie 4-dniowego tygodnia pracy przez 8-godzin, choć najbardziej popularna (53 proc.), jednak nie jest jedyną preferencją metody skracania czasu pracy z perspektywy pracownika. Ważne jest zatem szukanie indywidualnych rozwiązań w każdej branży, w każdej firmie, które będą odpowiadały specyficznym uwarunkowaniom zespołu oraz charakterowi biznesu – podkreśla.

Ekspertka przyznaje, że jest kilka metod, dobrze przetestowanych w różnych badaniach pilotażowych. Pierwsza krok, to audyt wewnętrzy, który pokaże kto, gdzie i kiedy marnuje czas pracowników w firmie. Do najczęstszych przykładów należą: niepotrzebne spotkania, czas dojazdu do pacy, pseudo praca.

Jak zauważa, nowoczesne firmy stosują nowe technologie cyfrowe tworząc cyfrowe miejsca pracy (ang. digital workplace). – Jest to rozbudowany portal, który pełni funkcję transferu wiedzy, współpracy, a także monitoringu pracowników – wyjaśnia i jako przykład wskazuje firmę Shell, która przy pomocy softwaru Unily oferuje platformę dla 135 tys. pracowników w 70 krajach. Dzięki nowoczesnym technologiom, pracownicy komunikują się poprzez wewnętrze media społecznościowe, otrzymują zadania zarządzane algorytmicznie, uczestniczą w szkoleniach i webinarach na portalu. Nie ma też miejsca na nieproduktywne spotkania, na których przełożony przekazuje informacje – wyjaśnia.

Kotłowska nie ukrywa, że w polskich firmach często pracownik traci wiele czasu siedząc na niepotrzebnych zebraniach. – Racjonalizacja spotkań a także rozwój cyfrowego miejsca pracy, gdzie transfer wiedzy jest szybszy i bardziej efektywny może nam zaoszczędzić 3-5 godzin tygodniowo. W Polsce, firma NCDC skróciła spotkania do 25 min. co pozwoliło oszczędzić kilka godzin tygodniowo – dodaje.

Kolejnym sposobem na skrócenie czasu pracy może być zastosowanie nowych trybów pracy. – Choć od niedawnej nowelizacji prawa pracy, praca zdalna jest bardziej dostępna, jednak nie zawsze polscy pracodawcy są chętni na zmianę modalności pracy. Tymczasem przejście na tryb hybrydowy czy zdalny znacząco redukuje czas dojazdu do pracy – zaznacza.

– W wielkich aglomeracjach miejskich tracimy często kilka godzin tygodniowo na stanie w korkach. Umowa o pracę przewiduje 40 godzin tygodniowo, ale w życiu pracownika jest to 45 godzin, po doliczeniu transportu. Poprzez zastosowanie nowych trybów pracy możemy odciążyć pracowników – podkreśla.

Jednak, jak zaznacza, redukcja pseudopracy to duże wyzwanie dla osób zarządzających, którzy tracą czas na niepotrzebne zadania administracyjne, rozbudowują biurokracje, nie zapewniają ciągłości pracy. Kotłowska przyznaje, że wielu pracowników biurowych skarży się, że o 14.00 godzinie już skończyli swoje zadania, ale i tak muszą „odsiedzieć” do 16.00, bo pracują w trybie sztywnych godzin pracy. – Praca rozliczana za godziny a nie za rezultaty często może prowadzić do pseudopracy. Jest tu duże pole do popisu dla osób zarządzających, którzy mogą przejść do trybu zadaniowego i rozliczać pracowników za wyniki a nie za „odsiedziane godziny” – mówi.

– Podsumowując, uważam że poprawa efektywności zarządzania ludźmi a także zastosowanie nowych technologii, może przynieść oszczędność czasu pracy, co może przyczynić się do skracania czasu pracy – wyjaśnia.

Kotłowska nie ukrywa, że wprowadzanie na szerszą skalę skróconych trybów pracy może prowadzić do nierówności społecznych podobnych do obecnych nierówności pomiędzy pracownikami umysłowymi, wysoko wykwalifikowanymi a pracownikami fizycznymi. Podobną przepaść na rynku pracy widzimy w kontekście pracy zdalnej i nowych trybów pracy.

– Nie każda praca nadaje się do trybu zdalnego. Podobnie nie każda praca będzie nadawała się do skracania, poprzez zwiększenie efektywności czy zastosowanie technologii. Moje badanie dotyczy pracowników umysłowych, którzy pracują w sektorze gospodarki opartej na wiedzy (ang.knowledge-based economy). Sytuacja na rynku pracowników fizycznych jest odmienna – tłumaczy.

Jako gospodarka nie jesteśmy gotowi, ale, zdaniem ekspertki, kiedyś trzeba postawić pierwszy krok, zatem zmiany rozpoczną się od indywidualnych firm. – Już dziś w sektorze IT widzimy takie rozwiązania wprowadzane przez firmy takie jak: A4BEE, Monday, Nordic Consulting and Development Company, Nozbe, Kava, Senuto, Cogworks, Tradedoubler – podaje.

Jednocześnie zaznacza, że zmiany w polskich firmach nie powinny być rewolucyjne, a na pewno nie powinny być szkodliwe dla pracodawców. Chodzi o poprawę efektywności zarządzania, a to jest długotrwały proces wymagający nowych kompetencji, zmiany w kulturze organizacyjnej a także inwestycji w technologię, a to nie nastąpi od razu.

– Dlatego też jestem zwolenniczką wspierania polskich przedsiębiorstw w dobrowolnym i oddolnym szukaniu metod skracania czasu pracy dostosowanych do odpowiednich branż i potrzeb pracodawców i pracowników – mówi. – Taka droga sprawdziła się w wielu krajach zachodnich, gdzie już dziś średnio pracuje się krócej – dodaje.

Analizując charakterystykę krajów gdzie pracuje się krócej widać wyraźną korelację trzech wskaźników:

1. Indeks cyfryzacji,
2. poziom produktywności
3. PKB per capita.

– Pracownicy w krajach, w których poziom cyfryzacji oraz kompetencje cyfrowe pracowników są wysokie pracują krócej. W Polsce, niestety potrzebujemy reskillingu oraz reformy edukacji, aby nasze dzieci na lekcjach informatyki nie grały tylko w gry komputerowe, ale uczyły się programowania. Poziom cyfryzacji w Polsce nie pozwala jeszcze na efektywne zastosowanie dostępnych narzędzi w pracy – zaznacza.

Polacy pracują wiele godzin w tygodniu, ale nasza produktywność jest niższa od krajów, gdzie średnio pracuje się której (Niemcy, Wielka Brytania, Holandia). – Aby masowo skrócić czas pracy pracodawcy musza najpierw podnieść produktywność polskich przedsiębiorstw – przyznaje.

– Często słyszymy argument, że Polski nie stać na wolne piątki. Pomimo dynamicznego rozwoju gospodarczego w ostatnich latach, nasz PKB per capita jest wciąż niższy niż w krajach, gdzie pracuje się krócej. Zatem widzimy związek pomiędzy trendem do skracania czasu pracy i zamożnością kraju – podkreśla.

Zapytana o to, co jest największą szansą, a co największym wyzwaniem, przyznaje, że szansą jest to że Polacy będą mogli pracować mniej godzin, ale bardziej efektywnie, co znacząco poprawi relację pomiędzy pracą a życiem osobistym. Z kolei zagrożeniem jest skupienie się wyłącznie na „wolnych piątkach” i niepodjęcie prób modernizacji czasu pracy na poziomie organizacyjnym.